Werken met personeel

Wanneer een onderneming personeel aanneemt, moeten er een aantal zaken geregeld worden en zijn er de nodige aandachtspunten. Wij helpen je met dit artikel op weg.

Basiscontract met een arbodienst

Iedere werkgever moet beschikken over een eigen overeenkomst met een arbodienst of bedrijfsarts: het basiscontract. In het basiscontract worden werkafspraken gemaakt voor de taken waarvoor de werkgever zich volgens de Arbowet moet laten bijstaan door kerndeskundigen bij het uitvoeren van taken op het gebied van preventie en bescherming. De kerndeskundigen zijn de bedrijfsarts, de veiligheidsdeskundige, de arbeidshygiënist en de arbeids- en organisatiedeskundige. De werkgever is op grond van de Arbowet verplicht zich te laten bijstaan bij de uitvoering van de volgende taken: 

• Ziekteverzuimbegeleiding
• Toetsen van en adviseren over de risico inventarisatie en evaluatir (RI&E)
• Periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek (PAGO): is gericht op het regelmatig onderzoeken van arbeidsgebonden gezondheidsrisico's. Werkgevers zijn verplicht een PAGO aan te bieden, werknemers bepalen zelf of zij hiervan gebruik willen maken 
• Aanstellingskeuring: wordt uitgevoerd om de medische geschiktheid van de sollicitant te onderzoeken. Een werkgever mag een werknemer alleen in specifieke, uitzonderlijke situaties laten keuren. De regels hiervoor staan in de Wet op de Medische Keuringen 
• Toegang tot de bedrijfsarts: de werkgever zorgt ervoor dat werknemers toegang hebben tot de bedrijfsarts (bijvoorbeeld via een open spreekuur) 

De kosten voor een basiscontract zijn per arbodienst verschillend. In het minst uitgebreide contract wordt alleen het basiscontract geregeld (aansluiting bij de arbodienst en toegang tot het portaal voor de ziekmeldingen). De verrichtingen (bezoek bedrijfsarts) zijn niet inbegrepen in het contract en zullen apart door de arbodienst in rekening worden gebracht. Bij een laag ziekteverzuim zou deze optie interessant kunnen zijn.  

Als een werkgever een hoog ziekteverzuim heeft kan er worden gekozen voor een uitgebreider contract waar ook de verrichtingen zijn inbegrepen, zoals de begeleiding gedurende de eerste 2 jaar van arbeidsongeschiktheid. Ook hier zullen de kosten afhankelijk zijn van de gekozen arbodienst. 

Let op: de Nederlandse Arbeidsinspectie kan bij constatering van het ontbreken van een basiscontract direct een boete opleggen die varieert van € 750 bij een niet compleet basiscontract tot € 1.500 bij het geheel ontbreken van een basiscontract. 

Opstellen risico inventarisatie en evaluatie (RI&E)

De Arbowet verplicht iedere werkgever om een arbobeleid te voeren dat zoveel mogelijk gericht is op optimale arbeidsomstandigheden. De RI&E is in eerste instantie een globale inventarisatie van de gevaren en risico's binnen uw onderneming. Hieruit kan blijken dat specifieke nadere inventarisaties nodig zijn. Dit betreft bijvoorbeeld nadere inventarisaties op het gebied van geluid, gevaarlijke stoffen, welzijn, machineveiligheid, biologische factoren en trillingen. Deze verdieping hoort ook tot de verplichte acties van een werkgever. 

Bedrijven met 25 werknemers of minder hoeven hun RI&E niet te laten toetsen indien zij gebruik kunnen maken van een erkend RI&E instrument. Jouw arbodienst kan een RI&E voor u opstellen. Hier zullen wel kosten aan verbonden zijn.  

Is jouw arbobeleid op orde? Gebruik de zelfinspectietool Gezond en veilig werken. 

Ziekteverzuimverzekering

Wanneer een werknemer arbeidsongeschikt is, is de werkgever verplicht de werknemer in beginsel maximaal 104 weken salaris door te betalen, tot uiterlijk einde van het contract voor bepaalde tijd. Aangezien de kosten van (langdurige)arbeidsongeschiktheid fors kunnen oplopen is het verstandig hiervoor een ziekteverzuimverzekering af te sluiten.  

De kosten voor een ziekteverzuimverzekering zijn afhankelijk van de dekking (70%-100%), een eventuele opslag voor de sociale lasten die meeverzekerd wordt en de gekozen eigen risicoperiode. Voor een offerte voor een ziekteverzuimverzekering verwijzen wij je graag door naar je assurantietussenpersoon.  

Collectieve ongevallenverzekering en aansprakelijkheidsverzekering

Om de werknemers te verzekeren tegen ongevallen kan de werkgever een collectieve ongevallenverzekering afsluiten. De dekking van een collectieve ongevallenverzekering beslaat alle werknemers in het bedrijf, dus medewerkers met een vast of tijdelijk contract, stagiairs, en seizoensmedewerkers.  

De collectieve ongevallenverzekering verstrekt een uitkering aan werknemers bij blijvende invaliditeit als gevolg van een ongeval of aan hun nabestaanden bij overlijden. Ongevallen zijn bij een dergelijke verzekering meestal zowel binnen als buiten werktijd verzekerd. Voor een offerte voor een collectieve ongevallenverzekering verwijzen wij je graag door naar je assurantietussenpersoon. 

Administratieve verplichtingen

Voordat een werknemer voor je aan het werk gaat moeten er een aantal zaken worden geregeld. Ten eerste moet je de identiteit van de werknemer vaststellen (verificatieplicht). De werknemer is verplicht het originele document te tonen. Bijvoorbeeld een paspoort, identiteitskaart of vreemdelingendocument. Een rijbewijs is vanwege het ontbreken van de nationaliteit geen geldig ID-bewijs voor de salarisadministratie.  

Bij het controleren van een ID-bewijs moet je letten op: 

• de pasfoto: komt deze overeen met de persoon die voor je staat? 
• kenmerken: kloppen de genoemde fysieke kenmerken zoals lengte en leeftijd? 
• handtekening: laat de medewerker ter controle zichtbaar een handtekening zetten of controleer of deze gelijk is aan de handtekening op de loonbelastingverklaring 
• nationaliteit: is de nationaliteit vermeld en mag de werknemer in Nederland werken? 
• geldigheid van het document: is de vervaldatum nog niet verstreken? 

De werkgever maakt persoonlijk een duidelijke kopie van het ID-bewijs. Documentnummer, pasfoto en BSN moeten goed leesbaar zijn. Je bewaart deze kopie in je eigen administratie voor eventuele controles, bijvoorbeeld door de Belastingdienst of de Nederlandse Arbeidsinspectie. Je moet de kopie bewaren tot minstens 5 jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan. Ontbreekt er bij een boekenonderzoek van de Belastingdienst een kopie van een duidelijk leesbaar ID-bewijs? Dan kan de Belastingdienst de werknemer als anonieme werknemer aanmerken. Dit betekent dat het netto uitbetaalde bedrag gebruteerd wordt tegen een loonheffingspercentage van 52% en zonder rekening te houden met het maximum premieloon voor de werknemersverzekeringen. Deze naheffing (plus eventuele boete) komt voor rekening van de werkgever. 

Is het ID-bewijs na verloop van tijd verlopen? Je hoeft dan geen nieuwe kopie te maken. Voor de salarisadministratie geldt dat er een kopie aanwezig moet zijn van een geldig ID-bewijs op het moment van indiensttreding. 

Huur je een uitzendkracht in? Dan moet je ook persoonlijk zijn originele ID-bewijs controleren voor hij bij je aan de slag gaat. Je mag geen kopie van het ID-bewijs in jouw administratie opslaan aangezien jij niet de werkgever bent van de uitzendkracht. Dat is het uitzendbureau. Maar heeft de ingehuurde arbeidskracht een nationaliteit van 1 van de landen van buiten de Europese Economische Ruimte? Dan moet je dat wel voor de duur van 5 jaar. Je moet ook nagaan of deze persoon wel mag werken. 

Naast een kopie ID-bewijs moet de werknemer schriftelijk en gedagtekend aangeven of de loonheffingskorting wel of niet op het salaris kan worden toegepast. Alhoewel de loonbelastingverklaring sinds jaren vormvrij is, wordt nog steeds gebruik gemaakt van het oude model wat tegenwoordig ‘Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen’ heet. De werknemer vult de verklaring in en levert deze na ondertekening in bij de werkgever. 

Tenslotte raden wij aan om een schriftelijke arbeidsovereenkomst op te stellen. In principe is een mondelinge arbeidsovereenkomst ook bindend maar de bewijslast is dan een stuk minder. Daarnaast is het verplicht om bepaalde bedingen (zoals proeftijd) wel schriftelijk vast te leggen. Voor werknemers met een contract voor onbepaalde tijd én waarvan de arbeidsduur vaststaat is de WW-premie 5% lager dan bij werknemer met een contract voor bepaalde tijd en/of waarvan de arbeidsduur niet vaststaat (zoals oproepkrachten). Voorwaarde om de lage WW-premie toe te mogen passen is dat er een door beide partijen ondertekende arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd aanwezig moet zijn. Wij kunnen je ondersteunen bij het opstellen van de arbeidsovereenkomsten.  

Oproepkrachten

Werk je met oproepkrachten? Dan ben je verplicht om, telkens wanneer de oproepkracht weer 12 maanden heeft gewerkt, een aanbod te doen voor een dienstverband met vaste uren op basis van het gemiddeld aantal uren per week dat de oproepkracht in deze 12 maanden voor jou heeft gewerkt. De werknemer kan dit aanbod accepteren (en wordt dan parttime medewerker) of weigeren (en blijft dan oproepkracht).  

Het aanbod moet schriftelijk worden gedaan, waarbij de oproepkracht aangeeft of deze het aanbod aanvaard of afwijst. Het document wordt door beide partijen ondertekend. Doet de werkgever dit aanbod niet dan kan dit aanzienlijke financiële gevolgen hebben. De werknemer kan dan namelijk een loonvordering instellen. Deze loonvordering verjaart pas na 5 jaar en wordt berekend op basis van het gemiddelde aantal uren per week van de afgelopen 12 maanden waarvoor een aanbod gedaan had moeten worden.  

Aanzeggen (aanzegboete)

Voor werknemers met een tijdelijke arbeidsovereenkomst van minimaal 6 maanden geldt een aanzegtermijn. Dit betekent dat je deze werknemers uiterlijk een maand voor de einddatum van de arbeidsovereenkomst moet laten weten of het contract wordt voortgezet (en onder welke voorwaarden) of niet. Vergeet je de aanzegtermijn, of ben je te laat? Dan moet de werkgever de werknemer een vergoeding betalen, de zogenaamde aanzegboete. De vergoeding hangt af van hoeveel je te laat bent met aanzeggen en is maximaal één maandsalaris. Bij niet betalen van de aanzegboete kan de werknemer de vergoeding tot 2 maanden na afloop van het contract opeisen.  

Transitievergoeding

Je moet in beginsel een transitievergoeding betalen wanneer je een werknemer ontslaat of de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd niet verlengt. Een transitievergoeding moet ook worden betaald wanneer de werknemer zelf ontslag neemt na ernstig verwijtbaar handelen of nalaten van de werkgever. De verplichting voor het betalen van een transitievergoeding geldt ook voor seizoenwerkers.  

In bepaalde situaties hoeft de werkgever géén transitievergoeding te betalen. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer werkgever en werknemer met wederzijds goedvinden uit elkaar gaan middels een vaststellingsovereenkomst of als de werknemer nog geen 18 jaar is en gemiddeld maximaal 12 uur per week werkte.  

De hoogte van de transitievergoeding hangt af van het bruto maandsalaris en het aantal jaren dat de werknemer voor je werkte. De werknemer heeft recht op 1/3 bruto maandloon per gewerkt jaar, vanaf de eerste werkdag. Er is een maximale vergoeding die jaarlijks wordt geïndexeerd.  

Informatieverplichting werkgever

Op basis van artikel 7:655 BW lid 1 is de werkgever verplicht om de nodige informatie aan de (nieuwe) werknemer te verstrekken. Over het algemeen zullen deze verplichtingen al in de arbeidsovereenkomst worden vastgelegd: 

• Naam en adres werkgever 
• Plaatsen van arbeid (kan ook thuis zijn) 
• Functie van de werknemer of aard van het werk 
• Arbeidsduur per dag of per week 
• Hoogte van het salaris en de uitbetalingstermijnen 
• Datum van indiensttreding 
• Duur van het contract (bepaald/ onbepaald) 
• Proeftijd (lengte en indien van toepassing) 
• Aantal vakantiedagen 
• Opzegtermijn
• Pensioenregeling (wel of niet van toepassing) 
• Concurrentie- of relatiebeding (indien toegestaan) 
• Toepassing van eventuele cao 

Met de invoering van de richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden per 1 augustus 2022 is de informatieplicht voor de werkgever uitgebreid met: 

• Duur en voorwaarden van de proeftijd 
• Tijdstippen waarop gewerkt moet worden: 
  - Bij voorspelbare arbeidsduur: de werkdagen en tijden, en eventueel hoe het wisselen van diensten werkt 
  - Bij onvoorspelbare arbeidsduur: de verplichte vermelding dat tijdstippen variabel kunnen zijn, maar ook het aantal gewaarborgde betaalde uren, dagen en werktijden waarop de werknemer verplicht kan worden om te werken 
• Het loon, inclusief het aanvangsbedrag, de afzonderlijke onderdelen van het loon en hoe die berekend en uitbetaald worden 
• De regelingen voor betaald verlof binnen de onderneming 
• De plek waar het werk wordt gedaan, als dat niet op een vaste locatie is (zoals thuiswerken) 
• Eventueel recht op opleiding van de werknemer, let hierbij op de geldigheid van een studiekostenbeding 
• Hoe het beëindigen van de arbeidsovereenkomst werkt (niet alleen de opzegtermijn) 

Voor de regelingen betaald verlof kan je deze (tenzij al in een van toepassing zijnde CAO vermeld) opnemen in een personeelshandboek. Let op: het gaat hierbij om alle vormen van verlof, dus ook betaald ouderschapsverlof, zorgverlof etc.  

Benut de mogelijkheden van de salarisportal

Wij werken met de salarissoftware van Nmbrs. Deze applicatie heeft tal van mogelijkheden om de personeelsadministratie, inclusief personeelsdossier, te digitaliseren. Neem contact met ons op voor een toelichting of een demo.