Nieuwe werknemer

Nieuwe werknemer

Komt er een nieuwe werknemer in dienst? Dan moeten er al de nodige administratieve verplichtingen zijn gedaan voordat de werknemer met de werkzaamheden start. 

Arbeidsovereenkomst

Een arbeidsovereenkomst kan zowel mondeling als schriftelijk worden afgesloten.Wij adviseren een arbeidsovereenkomst schriftelijk vast te leggen. Voor zowel werkgever als werknemer staan de belangrijkste rechten en plichten daarmee vast. Daarnaast is het wettelijk verplicht om bepaalde bedingen, zoals het proeftijdbeding, wel schriftelijk vast te leggen. Door helder, duidelijk en transparant punten vast te leggen wat je eigenlijk van elkaar verwacht worden vervelende discussies vermeden.

Start niet zonder getekende arbeidsovereenkomst
In de praktijk zien wij regelmatig dat een werknemer al is begonnen met de werkzaamheden voordat alle afspraken op papier staan en beide partijen hiervoor hebben getekend. Het gevolg is dat er geen enkele juridische basis is om op terug te vallen, er is dan bijvoorbeeld ook geen geldige proeftijd. Ook de identiteit van de werknemer moet voor de start van de werkzaamheden zijn vastgesteld en moet de werknemer een opgaaf gegevens voor de loonheffingen (loonbelastingverklaring) hebben ingevuld en ondertekend.

Let op een tussentijds opzegbeding
Bij een tijdelijk contract kan het voorkomen dat partijen toch van elkaar af willen. Dit kan alleen wanneer er een tussentijds opzegbeding in de arbeidsovereenkomst is opgenomen. Dit beding betekent niet dat er zomaar kan worden opgezegd:er moet dan wel een ontslagvergunning zijn. 

Concurrentiebeding
In principe mag een concurrentiebeding alleen worden opgesteld met een meerderjarige werknemer in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Bij tijdelijke contracten mag een concurrentiebeding alleen in het contract worden opgenomen wanneer hiervoor zwaarwegende bedrijfsbelangen zijn. Dit moet je vervolgens in de arbeidsovereenkomst motiveren.

Wat moet er in een arbeidsovereenkomst staan?
Naast bovengenoemde zaken is wettelijlk bepaald dat de volgende punten in de arbeidsovereenkomst moeten worden opgenomen:

• de naam en woonplaats van de werknemer en de werkgever
• de plaats waar wordt gewerkt
• de functie 
• de datum van indiensttreding
• de duur van het contract (wanneer tijdelijk)
• hoeveel uur per week of per dag wordt gewerkt
• de hoogte van het salaris en het moment van uitbetaling
• de lengte van de proeftijd (indien van toepassing)
• de hoogte van de vakantietoeslag
• het aantal vakantiedagen
• de duur van de opzegtermijn
• de pensioenregeling (wel of niet van toepassing)
• de cao (wel of niet van toepassing)
• het concurrentiebeding (indien van toepassing)
   

Verschil in WW-premie bij een vast of tijdelijk contract
Wanneer je een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd aangaat betaal je als werkgever 5% meer WW-premie dan bij een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. In de praktijk worden vaak uit gewoonte 3 contracten voor bepaalde tijd aangaan, terwijl de werkgever eigenlijk al weet graag met de werknemer verder te gaan. Het eerder aangaan van een vaste en schriftelijke arbeidsovereenkomst scheelt bij een salaris van € 3.500 toch snel € 175 per maand aan WW-premie. 

Opgaaf gegevens voor de loonheffingen (loonbelastingverklaring)

Naast het identificeren van de nieuwe werknemer heeft de werkgever nog een administratieve verplichting: er op toezien dat de werknemer schriftelijk aangeeft of de heffingskorting wel of niet moet worden toegepast.

Opgaaf gegevens voor de loonheffingen
De aloude loonbelastingverklaring is sinds een aantal jaren vormvrij gemaakt, maar de Belastingdienst heeft vervolgens een nieuw document beschikbaar gesteld: het model opgaaf gegevens voor de loonheffingen, welke feitelijk eenzelfde document is als de loonbelastingverklaring.

Waarom invullen?
Het formulier bestaat omdat de werkgever loonheffingen moet berekenen en inhouden over het salaris. Een belangrijk onderdeel hiervan is of de heffingskorting wel of niet moet worden toegepast bij de werkgever. Heffingskorting is een korting op de verschuldigde loonheffingen waarop iedere werknemer recht heeft. Deze korting mag echter maar bij één werkgever of uitkeringsinstantie tegelijkertijd worden toegepast. Heeft de werknemer naast de inkomsten bij jou nog andere inkomsten? Dan moet de werknemer beoordelen bij wie de heffingskorting moet worden toegepast. Veelal gebeurt dat bij de werkgever of uitkeringsinstantie waar het salaris /uitkering het hoogste is.

Wat invullen?
De volgende gegevens moeten op de loonbelastingverklaring staan:

• Naam en voorletters
• BSN
• Straat en huisnummer
• Postcode en woonplaats
• Land en regio (wanneer woonachtig in het buitenland)
• Geboortedatum
• Telefoonnummer
• Datum ondertekening
• Handtekening
   

Wat als de verklaring niet, niet volledig of onjuist wordt ingevuld?
De werkgever moet erop toezien dat de werknemer de loonbelastingverklaring volledig invult en gedagtekend ondertekend inlevert. De werkgever bewaart de verklaring bij de salarisadministratie. Op het moment dat de persoonlijke gegevens niet of onjuist worden doorgegeven, moet de werkgever 52% loonbelasting/premie volksverzekeringen op het salaris inhouden. Dit is hetzelfde tarief zoals dat ook geldt in het geval de werknemer zich niet legitimeert. De werknemer is dan een zogenaamde anonieme werknemer.

Verantwoordelijkheid ligt bij de werkgever
De verantwoordelijkheid van het op juiste wijze invullen van de loonbelastingverklaring en het bewaren van de documenten bij de salarisadministratie ligt volledig bij de werkgever, ook als de salarisadministratie is uitbesteed. De werkgever moet zowel de kopie van het geldige (op het moment van indiensttreden) ID bewijs als de loonbelastingverklaring direct beschikbaar hebben als de Belastingdienst hierom vraagt. De salarisadministratie kan een loonbelastingverklaring vooral bij jou opvragen om in het het dossier te bewaren en te controleren of de heffingskorting wel of niet moet worden toegepast. De beoordeling of het document correct of volledig is ligt bij de werkgever.

Kopie geldig ID-bewijs

De identificatieplicht houdt in dat de werkgever de werknemer moet identificeren aan de hand van een geldig origineel identiteitsdocument. De werkgever moet zelf een kopie maken en deze bij de salarisadministratie bewaren, het is dus niet voldoende om een zelf door de werknemer gemaakte kopie in de salarisadministratie op te nemen. Het identiteitsdocument zal in de meeste gevallen een paspoort, een identiteitskaart of een verblijfsvergunning zijn. Van een buitenlandse werknemer moet de werkgever een afschrift van het paspoort en de verblijfsvergunning in de administratie opnemen.Vindt de identificatie niet volledig en op de juiste manier plaats dan is de sanctie toepassing van het anoniementarief voor alle loonheffingen.Het anoniementarief betekent toepassing van 52% inhouding loonheffing, geen heffingskorting en geen rekening houden met het maximum premieloon.

Documenten

De identiteit kan de werkgever aan de hand van een van de volgende originele documenten vaststellen:

• Nederlands paspoort;
• Nederlandse identiteitskaart;
• gemeentelijke identiteitskaart;
• nationaal paspoort en identiteitsbewijs van een land van de EER;
• (elektronisch) W-document;
• verblijfsdocument van de Vreemdelingendienst I tot en met IV of de Europese Unie/Europese economische ruimte (EU/EER);
• nationaal paspoort van een land buiten de EER met een door de Vreemdelingendienst aangetekende vergunning tot verblijf (aanmeldsticker);
• vluchtelingenpaspoort;
• vreemdelingenpaspoort;
• diplomatiek paspoort;
• dienstpaspoort.
   

Een volledige kopie bestaat uit:

• Identiteitskaart: maak een duidelijk leesbare kopie van de voor- en achterkant.
• Nederlands paspoort: maak een duidelijk leesbare kopie van de houderpagina met de identificerende gegevens, waarop de pasfoto herkenbaar is. Uit de kopie moet ook de aard en het nummer van het document blijken.
• Buitenlands paspoort: maak een duidelijk leesbare kopie van de pagina’s waarop de persoonsgegevens staan (zoals naam, nationaliteit, geboortedatum en lengte) en een verblijfssticker van de IND.
   

Een kopie van een rijbewijs is, vanwege het ontbreken van de nationaliteit, nadrukkelijk géén geldig document voor identificatie van de werknemer. 
 

Geldigheid

De werkgever is wettelijk verplicht om vast te stellen of het identiteitsbewijs vals is. De werkgever moet bij in het oog springende afwijkingen onderkennen dat het een vals of vervalst exemplaar is. Van in het oogspringende afwijkingen is sprake als het document voor iedereen kenbaar vals is, zoals scheve pasfoto’s. Bij het ontbreken van een kopie van het identiteitsbewijs of indien het identiteitsbewijs duidelijk vals of vervalst is, is het anoniementarief van toepassing. 

Hoe echt is het identiteitsbewijs?

Drie vuistregels:

1. Controleer altijd originele identiteitsdocumenten, accepteer nooit kopieën. Maak zelf een kopie of scan ten behoeve van uw administratie en vraag daarbij altijd om toestemming aan de houder van het document.
2. Volg altijd dezelfde werkwijze van controleren en let op details.
3. Controleer altijd op meerdere echtheidskenmerken.
    

Waarop controleren?

1. Vergelijk de foto op het document goed met degene die het document aan u geeft. Let daarbij op de afstandverhoudingen tussen ogen, oren, lippen en kin en niet op bijvoorbeeld de lengte en kleur van het haar.
2. Vraag de leeftijd van de persoon en vergelijk dat met de geboortedatum op het document.
3. Controleer de geldigheidsduur van het document.
4. Controleer het document op beschadigingen, insnijdingen en lijmresten.
5. Controleer het aantal pagina’s, de volgorde en de nummering. Alle pagina’s moeten doorlopend genummerd zijn; op alle pagina’s moet hetzelfde documentnummer staan.
6. Houd het document tegen het licht en controleer het watermerk.
7. Houd het document onder een UV-lamp. Echte documenten blijven donker onder UV-licht, het watermerk mag nooit zichtbaar worden onder UV-licht.
8. Alle Nederlandse documenten van kunststof hebben een tweede foto, die aangebracht is in gaatjes. Houd het document tegen het licht en controleer of dit dezelfde foto is als die op het document staat afgebeeld (dit geldt ook het nieuwe rijbewijs credit card-model en het kunststof verblijfsdocument voor vreemdelingen).
9. De tweede foto bij deze kunststof documenten wordt zichtbaar als een lichte vlek onder de UV-lamp.
10. Bij deze kunststof documenten wordt ook bij kantelen een hologram (kinegram) zichtbaar die gedeeltelijk over de foto loopt. 

Tip

Vraag de werknemer bij het ondertekenen van de arbeidsovereenkomst altijd het originele ID-bewijs mee te nemen, maak daarvan een afschrift en laat de werknemer tijdens dit contact zijn handtekening zetten. Controleer deze handtekening ook met die op het arbeidscontract en andere documenten.

Geldig op moment van indiensttreden 

Het identiteitsbewijs moet geldig zijn op het moment van indiensttreding. Wanneer de werknemer blijft werken na de vervaldatum van het identiteitsbewijs waarvan een afschrift in de salarisadministratie is opgenomen, hoeft de werkgever geen kopie van het nieuwe identiteitsbewijs te maken. Het gaat om een geldig identiteitsdocument op het moment van indiensttreding. Indien uit de kopie blijkt dat het identiteitsbewijs op het moment van de aanvang van de werkzaamheden niet geldig was, is het anoniementarief eveneens van toepassing.

Gooi geen verlopen documenten weg!

Indien op enig moment alle afschriften van identiteitsbewijzen geactualiseerd worden, bijvoorbeeld door van alle werknemers een afschrift te maken van een huidig identiteitsbewijs, gooi de oude afschriften dan niet weg. De werkgever is verplicht deze bij de salarisministratie te blijven bewaren.

Bewaren

De werkgever moet de kopie van het identiteitsbewijs minimaal vijf volle kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking bij de salarisadministratie bewaren. Onder omstandigheden kan het zinvol zijn om deze gegevens langer te bewaren. Zeker indien er procedures komen, kan de aanwezigheid van deze gegevens nuttig zijn. Te denken valt bijvoorbeeld aan een beroepsprocedure naar aanleiding van een looncontrole door de Belastingdienst. Bij een looncontrole zal de Belastingdienst altijd de identiteitsbewijzen in willen zien.

Legaal

Iemand uit Nederland of één van de landen van de Europese Economische Ruimte kan in principe in Nederland legaal werkzaamheden verrichten. Voor deze landen geldt namelijk vrij verkeer van werknemers. Ook een vreemdeling met een geldig verblijfsdocument, waarin de aantekening staat: ‘Arbeid is vrij toegestaan’ kan legaal in Nederland werkzaamheden verrichten.

Let op

De Europese Economische Ruimte (EER) bestaat uit alle landen die lid zijn van de Europese Unie plus Noorwegen, IJsland en Liechtenstein. Voor alle werknemers die uit een ander land komen is in beginsel een tewerkstellingsvergunning nodig om in Nederland te mogen werken.

Achterwege

In principe moet de werkgever een nieuwe werknemer altijd identificeren. Wanneer een werknemer binnen een samenwerkende groep inhoudingsplichtigen van werkgever verandert, hoeft de nieuwe werkgever echter niet opnieuw de identiteit van de werkgever vast te stellen. Dit kan de nieuwe werkgever slechts achterwege laten, indien de oude werkgever de identiteit van deze werknemer destijds correct heeft vastgesteld.

Op de werkplek

Op de werkplek moet iedereen, ook inleenkrachten, op elk moment een geldig en origineel identiteitsbewijs kunnen tonen. Dat kan een identificatiebewijs zijn. Werknemer uit Nederland en de EU/EER kunnen ook het rijbewijs tonen. De werkgever moet zijn werknemers op deze plicht wijzen. Inden er een controle plaatsvindt, bijvoorbeeld door de Belastingdienst of Arbeidsinspectie, moet de werkgever de werknemers de gelegenheid bieden om aan deze plicht te voldoen.

Geen BSN

Heeft de werknemer nog geen BSN? Dan moet de werkgever het anoniementarief toepassen zolang deze nog niet is afgegeven en de werknemer bij jou aan het werk is. Overigens mag dit met terugwerkende kracht in de salarisadministratie worden gecorrigeerd wanneer het BSN alsnog is toegekend.

Tip

Vraag in een eerste contact met een potentiële werknemer naast het meenemen van het originele identiteitsbewijs tevens het BSN. Het is overigens wettelijk verplicht om alle documenten van een werknemer in de salarisadministratie aanwezig te hebben voordat de werknemer met de werkzaamheden start.

Verantwoordelijkheid ligt bij de werkgever
De verantwoordelijkheid van zowel het op juiste wijze identificeren van de werknemer en het bewaren van de documenten bij de salarisadministratie ligt volledig bij de werkgever, ook als de salarisadministratie is uitbesteed. De salarisadministratie kan een kopie ID-bewijs bij  jou op om in het het dossier te bewaren. De salarisadministratie beoordeeld niet of het document correct of volledig is. 

Rekeningnummer

Op basis van de Wet Aanpak Schijnconstructies (WAS) is de werkgever verplicht om het netto salaris over te maken naar een bankrekening die (ook) op naam van de werknemer staat. Daarnaast is het wettelijk verplicht om tenminste het voor de werknemer geldende netto minimum loon giraal over te maken.

Een kopie (of foto) van de bankpas is voor de werkgever de snelste manier om te controleren dat het rekeningnummer inderdaad op naam van de werknemer staat. 

Privé e-mailadres

Om een persoonlijke medewerker omgeving aan te maken vraag je het privé e-mailadres van de werknemer op. De loonstroken en jaaropgaaf van de werknemer worden hierin beschikbaar gesteld. Gebruik je een zakelijk e-mailadres? Houdt er dan rekening mee dat de werknemer na uitdiensttreding niet meer bij de loonstroken en jaaropgaaf kan. Het zakelijke e-mailadres zal immers op enig moment worden verwijderd.