Handleiding Salaris Online

Dit is een handleiding voor werken met Salaris Online verkort

Inloggen

Zie voor het inloggen in de salarisportal het artikel 'inloggen in de salarisportal'

Salaris Online omgeving

Jouw online omgeving is een zogenaamde document viewer. Dit betekent dat je documenten kunt raadplegen en downloaden, maar geen mutaties kan doorvoeren. Je hebt de volgende functionaliteiten:

• Salarisdocument viewer
• Loonaangifte viewer
• HR Documenten
• Mutatieformulieren indienen
• Bestandsbeheer
• Headcount 

Salarisdocument viewer

In de salarisdocument viewer staan (onder andere) de onderstaande documenten per periode. Zodra er nieuwe gegevens beschikbaar zijn ontvang je hierover per e-mail bericht. De documenten zijn te downloaden en te printen.

• Betaallijst
  Dit is een overzicht van de in deze periode verwerkte medewerkers met vermelding van het nettosalaris en (wanneer bij ons bekend) het rekeningnummer van de medewerker. 
• Loonstroken werkgever
  De loonstroken werkgever geven je inzicht in de loonkosten van de werknemer over de betreffende periode. De loonkosten zie je in de kolom werkgever. In de loonkosten zijn het salaris, overige belaste vergoedingen, premies werknemersverzekeringen en zorgverzekeringswet, (reservering) vakantiegeld, onbelaste vergoedingen en pensioenpremie (indien van toepassing) inbegrepen.  
• Journaalpost bedrijf en journaalposten bedrijf cumulatief
  Dit zijn de financiële gegevens van de loonkosten om te verwerken in de financiële administratie (voor zover je deze boekingen zelf verzorgt). Voor een aantal boekhoudpakketten is het mogelijk de journaalpost per periode in te lezen. Voor meer informatie hierover zie [naam artikel].
• Loonstroken
  Hier vind je de loonstroken over de betreffende periode en de loonstroken uit voorgaande perioden. Je downloadt een loonstrook van door te klikken op ‘Download PDF’.  
• SEPA
  Met de SEPA-betaalbatch kan je de salarisbetalingen aan de medewerkers inlezen in je betaalprogramma. Let hierbij wel op dat je eerst de betaaldatum ingeeft voordat je het SEPA-bestand download en inleest.  
• Verzamelloonstaat en verzamelloonstaat cumulatief
  Dit is de verzamelloonstaat tot en tot en met de verwerkte periode. 
• Werkkostenregeling
  Dit overzicht geeft je inzicht in het fiscaal loon per periode en de vrije ruimte die dit oplevert. Kosten die bij ons bekend zijn en ten laste van de vrije ruimte komen, staan vermeld in de kolom ‘Kosten loonadministratie’. Deze worden in mindering gebracht op het totale bedrag van de vrije ruimte. Let op: dit overzicht geeft je slechts inzage in de hoogte van de vrije ruimte. Het geeft geen definitief beeld over de werkelijke vrije ruimte die is benut en/of de vrije ruimte wordt overschreden. Hiervoor is ook informatie uit de financiële administratie nodig.  
  

Loonaangifte viewer

De loonaangifte viewer geeft je inzage in de gegevens van de aangiften loonheffingen per periode. Zodra er een nieuwe aangifte loonheffingen beschikbaar is ontvang je hierover per e-mail bericht. In dit e-mail bericht zijn alle relevante gegevens voor het op tijd betalen van de verschuldigde loonheffingen over het te betalen tijdvak opgenomen. 

De gegevens van de loonaangifte kan je bekijken door te klikken op het vergrootglas. De aangifte loonheffingen zelf kan je downloaden als PDF door te klikken op Download PDF. 

Om de betaling in te lezen in uw bankprogramma kan je de aangifte loonheffingen downloaden als SEPA-bestand door te klikken op Download SEPA. Let op: voordat je het bestand downloadt om deze in het bankprogramma voor betaling te uploaden, moet je zelf nog de betaaldatum invoeren.  

Een snellere manier van betalen is door gebruik te maken van de iDeal betaling. Zodra de status van de aangifte op Ontvangen staat verschijnt er een icoontje van een bankpas. Door hierop te klikken kan je de loonheffingen direct betalen. 

HR Documenten

Onder de HR documenten staan een aantal documenten op het gebied van HR. Deze geven informatie on de vorm van Excel of in dashboards. Er staan een aantal standaard rapportages welke informatie verstrekken voor zover de data in de portal zit. Mis je een overzicht? Neem dan contact op met je salarisadministrateur om de (on)mogelijkheden van je wensen te bespreken. Onder andere de volgende documenten staan beschikbaar:

• Dashboard Headcount
• Dashboard Salaris
• Dashboard Verlof
• Dashboard Verzuim
• Headcount Kostenplaats (periode)
• Verzuimpercentages Bedrijf (jaar)
• Werkgeverskosten Bedrijf (jaar)
• Werkgeverskosten Kostenplaats/Kostendrager (jaar)
• Werkgeverskosten Uren (jaar)

Mutatieformulieren indienen

Via digitale mutatieformulieren kan je mutaties doorgeven. Zie voor een uitgebreide beschrijving hiervan [link artikel]. De volgende gegevens kan je muteren:

• Medewerker uit dienst
• Nieuwe medewerker
• Personalia
• Snelinvoer (variabele mutaties, afhankelijk van jouw wensen)
• Wijzig Adres en Contact
• Wijzig Functie
• Wijzig Loonheffing
• Wijzig Rooster
• Wijzig Salaris

Medewerkers (inlog accounts)

Onder medewerkers vind je de medewerkers die op dit moment in dienst zijn. Door op de filter te klikken kan je een selectie maken om eventueel ook de medewerkers die uit dienst zijn naar voren te halen. Hier heb je de mogelijkheid om de inlog accounts van de medewerkers te beheren. Je kan hier een wachtwoord resetten, het account verwijderen en opnieuw aanmaken of een IP-adres toevoegen (activeren) of verwijderen (deactiveren).

Bestandsbeheer

Met bestandsbeheer heb je de mogelijkheid om veilig documenten uit te wisselen met jouw salarisadministrateur. Bestandsbeheer gebruik je voornamelijk voor het delen van persoons- en bedrijfsgegevens. Hierbij kan je denken aan correspondentie met de Belastingdienst en opgave en documenten van nieuwe werknemers. Klik op de button upload om een document toe te voegen die voor de salarisadministratie is bestemd. Je voegt het document toe vanaf map vanaf je computer.  

Een document dat door jouw salarisadministrateur in bestandsbeheer is geplaatst kan je downloaden door op het betreffende document te gaan staan en dan te klikken op download.  Er worden geen signalen verstuurd wanneer er documenten toegevoegd worden aan bestandsbeheer. Wij verzoeken je dan ook een e-mail bericht te sturen wanneer je een document hebt geüpload. 

Headcount

Headcount geeft weer hoeveel werknemers er in deze periode in- en uit dienst gaan, wie er een jubileum heeft en wie er jarig is. Wanneer er een cijfer staat klik je op de betreffende regel en zie je om welke werknemer(s) dit gaat.